Avec une internalisation constante des règles juridiques, le volume du travail des directions juridiques ne cesse de s’accroître. Au même moment, les ressources allouées n’augmentent pas. Pour être efficace sans toutefois perdre la sécurité juridique, une solution se présente : l’intégration d’un Legal Ops. Il s’agit d’une fonction émergente en France qui permet aux directions juridiques d’optimiser leurs services. Quelles sont les missions de ce nouvel acteur ?
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Planifier la stratégie d’organisation humaine du département juridique
En collaboration avec le directeur juridique, le Legal Ops (Legal Opérations) définit le rôle et les responsabilités de l’ensemble des équipes du département juridique pour un meilleur fonctionnement du service. Il fixe les objectifs stratégiques à atteindre selon les besoins du département.
Pour faciliter le suivi des activités, il crée des indicateurs de performance (KPIs). Ceux-ci permettent au directeur juridique d’évaluer par exemple les contrats apportés par les juristes, de suivre l’évolution des dossiers confiés aux avocats et les dépenses générées.
Dans le but d’obtenir de meilleurs résultats, le Legal Ops peut proposer d’externaliser certaines tâches. Il faut souligner que les directions juridiques sont libres de prendre un ou plusieurs Legal Ops selon leur taille et le volume du travail géré.
Gérer la gestion des projets
Une autre mission du Legal Ops est de coordonner avec le directeur juridique la transformation numérique du département. Par exemple, il met en place une contrathèque pour optimiser la gestion des contrats. De même, il intègre la signature électronique, le chatbot juridique ou le reporting automatisé.
Il propose des process et des modèles d’organisation basés sur des solutions logicielles afin d’améliorer l’efficacité et la qualité des prestations offertes par les juristes. Ensuite, il élabore un programme de formation sur l’usage et l’utilité des nouveaux process et logiciels afin que toutes les équipes du département juridique soient au même niveau d’intégration numérique.
Optimiser la gestion des ressources financières
Le rôle de Legal Ops est également de définir le budget du département juridique en collaboration avec la direction financière et de suivre les dépenses. Il doit assurer la gestion des ressources externes, notamment les cabinets d’avocats. En cas de besoin, il peut proposer la renégociation des tarifs pour réduire les dépenses tout en maximisant la rentabilité des investissements.
Il doit s’assurer que le travail est confié au bon prestataire et exécuté selon la feuille de route. Son objectif est de faire plus avec peu de ressources. Pour cela, il doit prendre en charge les tâches administratives et automatiser les opérations répétitives. Cela permet aux juristes de se libérer pour se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée.
Piloter la communication de la direction juridique
Legal Opérations s’occupe aussi de la communication interne de la direction juridique. Il doit mettre en place un plan stratégique pour mieux positionner le département au sein de l’entreprise. Cela passe par le développement de la page intranet pour mettre en avant les valeurs du département juridique auprès des autres départements de la structure. Il peut aussi créer des emails réguliers, des chatbots et des newsletters.
Sachez que le Legal Ops peut être interne si l’entreprise est d’une grande taille et externe pour les petites entreprises. De même, il peut être sollicité de façon temporaire dans une période d’affluence.
Antoine Tullari est un expert chevronné dans le domaine de l’emploi des étudiants, apportant une expérience précieuse acquise au fil de sa carrière. Avec plus de quinze ans d’expérience en tant que conseiller en carrière et formateur en développement professionnel, Antoine a aidé d’innombrables étudiants à réussir leur entrée sur le marché du travail.