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Comment mettre en place un process efficace pour bien gérer les notes de frais ?
Bien gérer une note de frais, c’est l’un des défis majeurs à relever par tout employeur. Le service financier est soumis à un stress permanent, entre avance de frais, factures, justificatifs, mode de remboursement, etc.
Les employés sont souvent amenés à engager certaines dépenses (achats de logiciels, de matériel informatique et autres frais de déplacement) dans l’accomplissement de leurs missions. Dans la plupart des entreprises, les salariés avancent ces frais de leurs poches, puis demandent ensuite à se faire rembourser en soumettant des notes de frais.
Pour bien gérer une note de frais et en finir avec les pertes d’énergie et d’argent, il est important d’assurer un meilleur contrôle, tant au niveau des dépenses que des remboursements. Voici un guide pour mettre en place un procces clair et précis.
Les bonnes pratiques pour contrôler les dépenses des employés
Pour bien gérer une note de frais, il faut avant tout assurer le contrôle des dépenses. Un défaut de cadrage des dépenses peut faire perdre énormément de temps et d’argent ! Voici des conseils pour ce faire.
Fixez des plafonds de montants pour gérer une note de frais
Pour éviter des montants de dépenses explosifs, il n’y a pas meilleure méthode que de fixer des plafonds. Il s’agit de fixer en amont, pour chaque type de dépense, un montant maximum à ne pas dépasser, avec la mention qu’en dessus de ces seuils, l’employé n’obtiendra pas de remboursement.
La fixation de plafonds de montants permet inéluctablement de limiter les abus. Mais il faudra surtout faire attention aux fausses notes de frais que peuvent vous fournir vos employés.
Fournissez un moyen de paiement approprié
Il est tout à fait possible de fournir un moyen de paiement approprié à ses salariés. À ce titre, la carte bancaire professionnelle offre de précieux atouts :
- Le suivi des dépenses en temps réel ;
- L’optimisation de la gestion des notes de frais ;
- La maîtrise et la sécurisation des dépenses ;
- Le gain de temps et d’argent sur la gestion de notes de frais.
En plus en disposant d’une carte bancaire professionnelle, vos employés ne seront plus contraints d’avancer des fonds ou de gérer des notes de frais (puisqu’ils peuvent désormais régler leurs dépenses directement depuis le compte de l’entreprise) !
Définissez clairement les limites
Dans sa stratégie de gestion des notes de frais, il est également recommandé de définir les frais pris en charge et leurs conditions précises dans lesquelles cela s’applique.
Il faut simplement retenir que, face aux frais professionnels à prendre en charge de façon légale, c’est à l’employeur d’imposer les limites pour éviter les abus dans son entreprise.
Traquez les fausses notes de frais
Il faut faire attention aux frais plus exorbitants que les dépenses véritablement engagées et aux remboursements en double. Certains collaborateurs ont généralement de nombreuses astuces pour fournir de fausses notes de frais. Il est donc crucial de mettre en place un processus pour détecter ces genres de malveillance. Obtenez plus de détails ici.
Les bonnes pratiques pour contrôler les remboursements
Le contrôle efficace des remboursements est le deuxième facteur à prendre en compte pour optimiser la gestion des notes de frais dans une entreprise. Voici quelques règles à observer pour éviter les tensions :
- Instituez une procédure stricte : celle-ci doit tenir compte de la réalité du terrain et être assez simple pour éviter les incompréhensions, réévaluez régulièrement vote politique et surtout, sensibilisez réellement les collaborateurs pour une meilleure compréhension des règles éditées ;
- Instaurez une limite de temps : en plus de la méthode de transmission, définissez aussi une limite de temps pour effectuer une requête de remboursement. Cela permet au service financier d’obtenir les documents à temps et lui évite les pertes de temps ;
- Centralisez les justificatifs : la récupération de justificatifs réguliers est l’étape la plus fastidieuse du process de traitement des notes de frais. Pour un gain de temps et de précision, adoptez un seul mode de transmission des justificatifs et factures (une adresse mail unique par exemple) ;
- Centralisez les abonnements : face aux nombreux abonnements qu’on peut avoir dans une entreprise, l’adoption d’une solution digitalisée est recommandée (compte sans banque, cartes prépayées matérielles et virtuelles, application en ligne) pour une gestion plus aisée.
L’automatisation grâce à une solution dédiée permet de profiter d’une série d’outils pour bien gérer une note de frais, limiter les fausses notes de frais au sein de son entreprise et gagner en productivité.
Antoine Tullari est un expert chevronné dans le domaine de l’emploi des étudiants, apportant une expérience précieuse acquise au fil de sa carrière. Avec plus de quinze ans d’expérience en tant que conseiller en carrière et formateur en développement professionnel, Antoine a aidé d’innombrables étudiants à réussir leur entrée sur le marché du travail.