La domiciliation d’une entreprise est le lieu où est établi son siège social. Pour diverses raisons, il peut arriver qu’elle soit modifiée ou remplacée par les dirigeants de ladite société. Quelle est la démarche adéquate dans ce cas ? Quelles sont les raisons qui justifient ce changement ?
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Qu’est-ce que la domiciliation d’une entreprise ?
Conformément aux articles L123-10 à L123-11-8 du Code de commerce en France, la domiciliation d’une entreprise est une obligation légale. Elle correspond à l’adresse sociale, administrative et juridique de cette dernière. Elle est présente sur tous les documents administratifs de la société et son choix peut avoir un impact sur le bon déroulement des activités d’une société. La domiciliation s’impose aux micro-entrepreneurs, associations, entreprises individuelles et sociétés.
Le choix de l’adresse d’une entreprise détermine :
- les juridictions compétentes en cas de litige,
- la nationalité de la société,
- le lieu d’accomplissement de toutes les formalités de la structure,
- le lieu de publication des annonces légales.
En ce qui concerne le lieu de domiciliation de l’entreprise, diverses options sont envisageables. La domiciliation peut se faire dans un local si l’entreprise détient un bail commercial ou a acquis un fonds de commerce. Au cas où vous ne souhaitez pas domicilier votre société dans un local commercial, vous pouvez opter pour une adresse fournie par une entreprise de domiciliation. Dans ce cas, assurez-vous que cette dernière détienne un agrément préfectoral qui lui permet d’exercer son métier en toute légalité. Elle doit être également enregistrée et immatriculée dans le RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).
Les entreprises de domiciliation fournissent des adresses réglementaires et se chargent de toutes les démarches administratives concernant celles-ci. Elles proposent aussi des services de gestion de courrier, des standards téléphoniques et bien d’autres tâches administratives. Vous pouvez également domicilier votre entreprise dans un espace de coworking. Il s’agit d’une option intéressante pour les startups et les travailleurs indépendants à faibles revenus.
Par ailleurs, la loi autorise les sociétés à se domicilier dans une pépinière d’entreprises ou à une adresse personnelle. La première option s’apparente au coworking puisque l’entreprise est hébergée avec plusieurs autres par une seule société. Pour ce qui concerne la deuxième possibilité, elle est acceptée uniquement quand l’adresse est au nom du gérant, président ou directeur général de l’entreprise.
Dans quels cas devez-vous changer la domiciliation de votre SAS ?
Une entreprise peut modifier sa domiciliation pour diverses raisons.
L’augmentation du chiffre d’affaires
Les cas de changement de domiciliation dus à l’augmentation du chiffre d’affaires sont récurrents. Cela s’explique par la croissance de l’offre et la demande sur le marché. Ainsi, dans le but de satisfaire toute la clientèle et d’installer d’autres sections si possible, les entreprises sont obligées de déménager dans des locaux plus vastes. En dehors de l’espace, il est aussi important de miser sur l’emplacement pour réussir à atteindre une meilleure cible.
Améliorez l’image de votre entreprise
Le siège social d’une entreprise détermine l’image que renvoie celle-ci. Étant donné qu’il figure sur tous les documents administratifs et juridiques, il peut inciter ou non de nouveaux partenaires à investir dans la société. En choisissant une meilleure adresse pour ses activités, l’entrepreneur établit un climat de confiance et peut donc s’imposer comme une marque prestigieuse. Il a plus de chances d’impacter les bonnes personnes pour ses affaires.
Faites des économies
Pour qu’une entreprise fasse de bons chiffres d’affaires, il est important que le local qu’elle occupe soit approprié. Une société domiciliée dans un local trop grand pour ses activités enregistre beaucoup de dépenses. Vous pouvez déménager dans un espace plus petit si celui-ci répond bien à toutes vos exigences. Cela permet de diminuer certaines charges telles que le loyer, les frais d’entretien, les factures, ainsi que les taxes connexes à payer.
Le non-renouvellement de bail de location
En général, les cas de non-renouvellement de contrat de bail sont souvent dus à l’accumulation de loyers impayés sur plusieurs mois. Dans d’autres cas, il peut arriver que le bailleur mette en vente le bâtiment qui héberge la société ou que celui-ci fasse l’objet d’un litige judiciaire. Toutefois, quelles que soient les raisons qui justifient cette situation, il convient pour les dirigeants de l’entreprise de rechercher des locaux adéquats pour développer leurs activités.
La procédure pour changer la domiciliation de votre SAS
Le changement de domiciliation d’une SAS se fait en 4 étapes.
Étape 1 : la prise de décision
La décision du changement de domiciliation d’une entreprise doit être prise uniquement par un organe compétent. Concernant une SAS, le transfert du siège social peut se faire par le président, le conseil d’administration, le conseil de surveillance ou le groupe d’actionnaires, selon ce qui est prévu dans les statuts. Dans d’autres cas, la décision de changement de siège social est prise lors d’une assemblée générale. Un procès-verbal est établi durant la réunion pour justifier l’accord de tous les actionnaires. Celui-ci mentionne l’objet de la décision, l’organe compétent, la date, l’ancienne et la nouvelle adresse, le numéro ainsi que les articles des statuts à modifier.
Étape 2 : la modification des statuts de la SAS
Le fonctionnement d’une SAS est régi par des statuts. Dans le cas d’un transfert du siège social, les dirigeants sont tenus de modifier la clause dédiée à la domiciliation et la page de présentation des statuts. La nouvelle adresse du siège social doit alors être insérée en remplacement. À la fin des modifications, le président de la SAS certifie que les statuts sont conformes en insérant une mention spécifique et en apposant sa signature en 1ère page.
Étape 3 : la publication d’un avis de transfert de siège social
Suite à l’établissement du procès-verbal, le représentant légal de la SAS a un délai maximal d’un mois pour publier l’avis de transfert dans un journal d’annonces légales. Il ne publiera qu’un seul avis si le nouveau siège est situé dans le même département que l’ancien. En revanche, si la nouvelle adresse est située dans un département différent de l’ancien, le représentant est tenu de publier un avis dans les deux départements (l’ancien et le nouveau).
Étape 4 : la demande d’inscription modificative
En ce qui concerne cette dernière étape, le représentant légal a un mois pour déposer un dossier de demande de modification auprès de l’administration du guichet unique de l’INPI. Les formalités sont entièrement dématérialisées pour faciliter la tâche à tous les représentants légaux. Ces derniers ont aussi la possibilité de confier la tâche à un mandataire.
