Les entreprises préfèrent gérer leurs facturations elles même. Elles font donc recours à un logiciel de facturation répondant aux besoins de leur structure. Ce logiciel doit être bien paramétré pour éviter les conséquences désastreuses liées au fisc. Si nécessaire, il faudra former le personnel pour son utilisation. Découvrez ici comment fonctionne la plupart des logiciels de facturation.
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Un logiciel de facturation, de quoi s’agit-il ?
Un logiciel de facturation est un programme informatique permettant à toute entreprise d’établir des factures. Il peut être composé de différentes fonctionnalités regroupant tout ou une partie du processus commercial. C’est un outil de gestion indispensable qui permet de faciliter la gestion commerciale de la structure.
Il existe cependant plusieurs types de logiciel de facturation sur le marché. Nous avons par exemple le logiciel de facturation Quickbooks qui est simple, complet et permet de gagner du temps dans la gestion commerciale de votre société.
Quel est le fonctionnement d’un logiciel de facturation ?
Les logiciels de facturation servent à plusieurs choses. De manière générale on peut citer l’édition de factures de vente, la gestion de la clientèle, la gestion du service après-vente, etc.
L’édition de factures de vente
La première fonctionnalité de tout logiciel de facture est l’édition. Il doit figurer sur la facture de vente les mentions obligatoires remplies par le commercial lors de l’établissement de la facture. Ces mentions peuvent aussi être générées par le logiciel après un bon paramétrage. Voici les mentions obligatoires devant figurer sur votre facture de vente :
- La date ;
- Le numéro de la facture ;
- Le nom et l’adresse complète de la structure ;
- L’identifiant fiscal de la structure ;
- Un tabau bien structuré montrant la désignation du produit, la quantité, le prix unitaire, le montant de la TVA puis le montant net à payer par le client ;
- La signature du commercial et le cachet de la structure
La gestion de la clientèle
Ce logiciel peut aussi permettre de créer des fiches clients pour suivre votre portefeuille et retrouver facilement les produits vendus ou prestations fournies en cas de contrat. Vous avez donc la possibilité de vous baser sur cette fiche pour la relance de vos clients, etc.
L’aperçu du tableau de bord
Vous pouvez ici jeter un coup d’œil général sur l’état des règlements et des impayés des factures. Il permet donc de relancer les débiteurs et se hâter pour donner satisfaction aux créanciers. C’est un excellent guide dans la course aux recettes et pour l’accomplissement des tâches les plus urgentes.
La Gestion service après-vente
Elle vous permet de planifier un service après-vente sans faille et bien suivi. Le service après-vente étant important dans la processus de satisfaction du client, avoir un outil qui aide à l’effeectuer ne peut que faire du bien à l’entreprise. Ce logiciel est donc un instrument qu’il est recommandé d’avoir au sein de son entreprise.
Quel logiciel de facturation choisi ?
De nos jours, il existe plusieurs logiciels de facturation sur le marché. Choisir le bon est donc véritable un casse-tête. Généralement, les meilleurs logiciels sont les plus connus sur le marché car plusieurs avis positifs sont donnés par les utilisateurs les ayant déjà testés.
Le logiciel de facturation est important, mais il n’est pas pour autant obligatoire. Certains logiciels en ligne sont payants et d’autres non. L’avantage d‘un logiciel de facturation payant se situe au niveau du nombre de fonctionalités qu’il offre pour couvrir toute votre comptabilité.
Cela vous permet donc de bien gérer les finances de votre structure tout en respectant les lois en vigueur en matière d‘impôt. Le logiciel de facturation coûte évidement moins cher qu’un comptable salarié diplômé et vous fera donc économiser de l’argent.
Antoine Tullari est un expert chevronné dans le domaine de l’emploi des étudiants, apportant une expérience précieuse acquise au fil de sa carrière. Avec plus de quinze ans d’expérience en tant que conseiller en carrière et formateur en développement professionnel, Antoine a aidé d’innombrables étudiants à réussir leur entrée sur le marché du travail.