Comment rédiger une note de frais d’entreprise ?

Si vous possédez une petite entreprise, tôt ou tard, vous devrez suivre les dépenses quotidiennes de votre entreprise au fur et à mesure que vous construirez votre entreprise à partir de zéro.

Cela peut sembler inutile lorsque vous débutez, car vos dépenses en capital plus petites peuvent sembler non substantielles et avoir peu d’effet sur votre entreprise. Mais plus vous commencez tôt à tenir une note de frais d’entreprise à intervalles réguliers, moins vous avez de travail à faire pendant la saison fiscale et les périodes où votre capital d’exploitation est faible. C’est pour cela qu’il est fortement conseillé d’utiliser un logiciel de note de frais

Si le nom est une indication, les notes de frais d’entreprise semblent suivre tous les centimes dépensés lors de la gestion de votre entreprise, mais bien que cela soit vrai dans une certaine mesure, ce n’est pas exactement ce qu’ils sont. Les notes de frais sont essentiellement des formulaires qui comptabilisent tout l’argent dépensé pour les voyages, les repas, l’hébergement, la formation, les faux frais et les divertissements qu’un employé ou un propriétaire d’entreprise achète de sa propre poche.

Le formulaire ou le rapport est rempli régulièrement (généralement mensuellement ou trimestriellement), puis soumis au comptable de l’entreprise , au service des comptes fournisseurs ou au propriétaire. Une fois que les dépenses ont été justifiées par un reçu d’achat et l’approbation de l’entreprise, la personne qui a déposé le rapport reçoit un chèque de remboursement des dépenses engagées.

Les notes de frais peuvent être une corvée fastidieuse, mais en fin de compte, ils servent les meilleurs intérêts de l’entreprise en cas de litige financier ou d’audit. En déposant ces rapports régulièrement, vous pouvez vous assurer que vous et vos employés budgétisez correctement les dépenses nécessaires pour assurer la sécurité financière de votre entreprise, ainsi que pour maintenir le moral et la bonne volonté de l’entreprise.

Aucun employé (ou propriétaire d’entreprise) ne voudrait jamais utiliser ses fonds personnels pour faire le travail qu’il est embauché pour un salaire. Ainsi, la conservation et le dépôt d’une note de frais laissent toutes les parties impliquées dans une meilleure situation financière que de permettre que ces coûts soient assumés par l’employé ou le propriétaire plutôt que par l’entreprise.

Si vous êtes un entrepreneur ou si vous dirigez une micro-entreprise, les notes de frais peuvent sembler stupides, mais encore une fois, ils sont tout aussi importants pour votre entreprise que pour un employé d’une grande société comme Apple ou Disney. Le suivi de l’endroit où vous dépensez vos fonds pour exercer les activités professionnelles de votre petite entreprise fait partie du contrôle fiscal de votre entreprise et doit être utilisé lors du dépôt des déclarations de revenus pour comptabiliser avec précision le montant d’argent que votre entreprise a dépensé tout au long de l’année.

Certaines industries peuvent dicter ce que les formulaires des notes de frais de votre petite entreprise doivent contenir en fonction des coûts standard pour que votre entreprise fasse des affaires. Par exemple, si un certain nombre de vos employés sont dans les ventes et que l’on s’attend à ce qu’ils emmènent occasionnellement des clients potentiels et établis au déjeuner ou au dîner, le formulaire de note de frais de votre entreprise doit refléter la possibilité pour le membre de l’équipe des ventes de soumettre un reçu pour la nourriture. et le divertissement et les détails des dépenses facilement afin qu’ils puissent être remboursés pour le montant dépensé pour dîner et manger un client.

Par conséquent, l’entrée ou le code pour les repas devrait être standard sur le formulaire de note de frais de votre entreprise.

Un autre exemple de personnalisation efficace des notes de frais de votre petite entreprise pour vos besoins est de permettre un code ou une entrée dédié aux frais de formation ou de conférence. Aujourd’hui, dans de nombreuses industries, il est nécessaire de rester au fait des nouvelles technologies, des séances de remue-méninges ou des renouvellements de certification pour rester compétitif. Si votre entreprise ne tient pas régulièrement compte de ces événements et ateliers dans le budget annuel, il est judicieux et judicieux d’inclure cette option dans une note de frais personnalisé pour le remboursement.

Des modèles ou des exemples de rapports généraux sur les dépenses d’entreprise peuvent être trouvés en ligne facilement, mais chaque petite entreprise est unique et vous devez essayer de modifier les modèles pour refléter vos besoins commerciaux spécifiques. Parfois, ces modèles sont uniquement dans un format papier imprimé et d’autres sont tous numériques. Dans tous les cas, n’oubliez pas de vous assurer que tous les frais demandés pour le remboursement sont justifiés par une facture ou un reçu. Ce n’est pas seulement une bonne mesure pour vos dossiers de comptabilité, mais peut également être nécessaire si un contrôle fiscal est nécessaire.

Si vous n’avez jamais utilisé de note de frais auparavant et que vous ne pouvez pas déterminer si vous souhaitez utiliser un formulaire papier ou une option en ligne, commencez par un rapport papier jusqu’à ce que vous ayez l’habitude d’en remplir un avant de passer à une application numérique.