L’une des préoccupations majeures de toutes les entreprises reste la gestion des congés et absences. Celle-ci diffère d’une entreprise à une autre selon le nombre d’employés et son organisation. Toutefois, cette gestion doit être efficace et complète et doit prendre en compte tous les différents types d’absence et de congés. Qu’est-ce donc la gestion des absences en entreprise ? Quels sont les différents types d’absences au travail ? Éléments de réponse.
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La gestion des absences en entreprise : qu’est-ce que c’est ?
Par définition, la gestion des absences consiste à suivre les absences des employés au sein de l’entreprise, et cela, peu importe les motifs. Cette tâche peut s’avérer complexe pour plusieurs entreprises, car elle nécessite assez d’attention et de concentration. En effet, pour toutes ces absences, il est impératif d’être assez réactif. Pour cela, certaines entreprises misent sur les logiciels de gestion des absences et de gestion des congés. Par exemple, un logiciel de gestion des congés comme Factorial est très optimal, car il vous permet d’élaborer un tableau suivi absences personnel.
En outre, un salarié dispose de 48 heures pour envoyer une demande d’absence. Au-delà de ce délai, l’employeur peut le contacter pour connaître les vraies raisons de son absence. La gestion des absences consiste dans un second temps à analyser le taux d’absentéisme dans l’entreprise. Ainsi, vous pouvez mieux comprendre les raisons et voir si elles sont liées au travail. Cela vous permettra également d’établir une bonne stratégie pour éviter considérablement les départs. Selon les cas, vous serez amené à faire le planning des congés du personnel en utilisant un outil congé, en l’occurrence un logiciel congés.
Les différents types d’absences au travail
Un sondage fait auprès de 900 employeurs en Asie, en Amérique et en Europe par Towers Watson a permis d’établir la relation existant entre la productivité des employés et le bien-être. Il en résulte que les entreprises qui ont de moins en moins d’absences imprévues sont celles qui proposent des initiatives pour améliorer le mieux-être de leurs employés. Selon le lieu de travail, l’entreprise peut faire face à différents types d’absences au travail. Il s’agit des absences prévues et des absences non prévues.
Les différents types d’absences au travail : les absences prévues
Dans la catégorie des absences prévues figurent en premier lieu les congés payés. Dans ce cas, les jours fériés, les vendredis, les lundis et les congés d’été sont les jours les plus courants que le personnel peut demander. L’entreprise doit donc prendre en compte ce paramètre pour faciliter la gestion des absences. En second lieu figurent les congés ou vacances anticipés qui concernent les employés nouvellement recrutés. Dans ce cas précis, l’entreprise n’est pas obligée d’accepter la demande du salarié.
D’autre part, un employé peut demander un congé sans solde qui peut prendre la forme d’un congé de formation, un congé parental d’éducation ou un congé sabbatique. Pour gérer convenablement ces différents types d’absences au travail, l’entreprise aura besoin d’un logiciel congés. Ce dernier prend en compte toutes les demandes de congé à travers un tableau suivi absences personnel.
Les différents types d’absences au travail : les absences non prévues
Les absences non prévues englobent les absences injustifiées et la maladie. Plusieurs raisons peuvent amener un employé à s’absenter sans justification. Il peut s’agir des problèmes personnels, des raisons liées au travail, des blessures, de la météo ou du transport. Pour gérer ces types d’absences, l’employeur doit contacter l’employé pour connaitre la raison. Dans le cas échéant, il peut se renseigner auprès de ses collègues. Autrement, au-delà de 48h, une mise en demeure doit être envoyée au salarié pour qu’il justifie son absence ou reprenne le travail.
En ce qui concerne les arrêts de travail pour motif de maladie, ceux-ci peuvent être gérés par l’emploi d’un CDD ou par un remplacement interne. L’entreprise ne doit pas licencier un employé pour ce type d’absence. En gros, ces différents types d’absences au travail doivent se traiter différemment. Il est donc important de les centraliser en faisant un planning de congés des personnels.
Comment améliorer la gestion des congés ?
Une gestion des absences très efficace participe au développement de l’entreprise. Pour cela, la DRH est tenue de digitaliser le processus en optant pour un logiciel de gestion des absences. Cela permet de faire une meilleure gestion salariés et une gestion des congés payés. Entre autres, ce logiciel met en place un planning des congés du personnel, une affiche congés, une note service affichage congé payé, etc.
De plus, cet outil congés permet de simplifier la validation d’une absence et des demandes de congés. Au niveau de l’employé, le logiciel gestion congés payés permet de suivre ses absences planifiées, son droit aux congés et de faire simplement une demande. Notez que peu importe le mode de fonctionnement de l’entreprise, l’organisation et l’anticipation sont importantes pour une gestion structurée des absences.
Antoine Tullari est un expert chevronné dans le domaine de l’emploi des étudiants, apportant une expérience précieuse acquise au fil de sa carrière. Avec plus de quinze ans d’expérience en tant que conseiller en carrière et formateur en développement professionnel, Antoine a aidé d’innombrables étudiants à réussir leur entrée sur le marché du travail.